Administrative Specialist at Urban Partners

Oletko kiinnostunut yhtiöhallinnon tehtävistä ja valmis ottamaan uuden askeleen urallasi? Haluatko työskennellä osana kansainvälistä asiantuntijaorganisaatiota, joka kehittää urbaania ympäristöä kestävämpään ja ympäristöystävällisempään suuntaan?

Etsimme henkilöä Administrative Specialist rooliin vuoden määräaikaiseen perhevapaan sijaisuuteen. Toivomme aloitusta tehtävässä joulukuussa 2025.

Tehtävästä

Tässä roolissa vastaat Suomen päivittäisistä yhtiöhallinnollisista tehtävistä ja yhtiöhallinnon prosesseista. Vaikka vastaat tehtävistäsi itsenäisesti, työskentelet osana Fund Finance -organisaatiota ja teet yhteistyötä useiden sisäisten sidosryhmien kanssa.

Tärkeimmät vastuualueesi ovat

• Pankkitilien avaaminen, sulkeminen ja ylläpito sekä muu yhteydenpito pankkien kanssa tileihin liittyen
• KYC-prosessi pääsääntöisesti pankkitilien avauksen ja rahoitusjärjestelyjen yhteydessä
• Sähköiset ja fyysiset allekirjoitukset
• Dokumenttien hallinta ja seuranta
• Asiakirjojen valmistelu, esim. hallituksen ja osakkeenomistajien päätökset, valtakirjat, osakasluettelot sekä asiakirjapohjien luonti
• Uusien yhtiöiden perustaminen
• Kaupparekisteri-ilmoitukset
• Asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden osakeluetteloiden siirrot huoneistotietojärjestelmään
• Datan hallinta eri järjestelmissä
• Suomi.fi-valtuutuksien hallinnointi
• Sähköisen ja fyysisen arkistomateriaalin hallinnointi
• Muut yhtiöhallintoon liittyvät prosessit

Tuet tehtävässäsi eri rooleissa työskenteleviä henkilöitä, sisältäen hallituksen, ja tuet heidän työnsä sujuvuutta. Operatiivisten tehtävien lisäksi pääset kehittämään alueesi prosesseja sekä kansainvälistä yhteistyötä muissa maissa työskentelevien kollegoidesi kanssa.

Tarjoamme sinulle

Tarjoamme sinulle itsenäisen ja vastuullisen roolin vaihtelevien työtehtävien parissa. Työskentelet tiiviinä osana Suomen työyhteisöämme ja Fund Finance -tiimiä, mutta lisäksi työssäsi on kansainvälinen aspekti. Olemme dynaaminen asiantuntijaorganisaatio, joka koostuu monipuolisesta joukosta eri ammattikuntien edustajia eri taustoista. Meillä pääset työskentelemään mukavien ja kokeneiden kollegoiden kanssa viihtyisissä toimistotiloissa aivan Helsingin ytimessä. Lisäksi tarjoamme, muun muassa, kattavat hyvinvointi-, kulttuuri- ja työmatkaedut, kattavan työterveyshuollon, välipalan toimistolla, joustavan hybridityön mahdollisuuden sekä monipuoliset työyhteisön tapahtumat ja aktiviteetit.

Organisaatiomme toiminta pohjaa vahvasti arvoihimme, ja tarjoamme sinulle ympäristön, jossa voit oppia ja kasvaa ihmisenä sekä ammattilaisena, olla oma itsesi luottamukseen pohjaavassa kulttuurissa sekä edistää kestävämpää tapaa asua ja elää.

Sinusta

Katsomme eduksi aikaisemman kokemuksen yhtiöhallinnollisista tehtävistä. Olet työskennellyt hallinnollisten tehtävien parissa kenties kiinteistöalalla, asianajotoimistossa, konsultoinnissa, tilintarkastusyhtiössä tai muussa vastaavassa organisaatiossa. Olet tottunut valmistelemaan asiakirjoja tiettyjen ohjesääntöjen mukaisesti, ymmärrät yhtiöhallinnon prosesseja ja navigoit tottuneesti eri järjestelmissä sekä sisäisten ja ulkoisten sidosryhmien parissa.

Lisäksi

• Sinulla on tarkka ja aloitteellinen työote
• Organisoit ja priorisoit työsi tehokkaasti. Pystyt ylläpitämään hallinnan tehtävistäsi ja korkeaa laatutasoa myös nopeatempoisessa ympäristössä, jossa useita asioita edistetään samanaikaisesti
• Tuotat laadukasta ja oikea-aikaista palvelua sisäisille sidosryhmille
• Nautit operatiivisten, ajoittain toistuvienkin tehtävien suorittamisesta
• Kykenet vastaamaan perehdytyksen jälkeen itsenäisesti vastuualueestasi
• Viestit sujuvasti ja selkeästi sekä suomen että englannin kielellä
• Viet asioita läpi aktiivisella ja napakalla mutta diplomaattisella otteella

Hakeminen

Hae tehtävää rekrytointijärjestelmämme kautta liittämällä hakuun CV:si sekä saatekirjeesi viimeistään 12.10.2025.

Lisätietoja tehtävästä antaa Sorja Keto (+358 40 553 4023) seuraavina ajankohtina:

• Viikko 40:ma 29.9. – ke 1.10.klo 10.00–11.30
• Viikko 41:ma 6.10. – ti 7.10.klo 15.00–16.00 jato 9.10. – pe 10.10.klo 9.30–11.00

Toivottavasti kuulemme sinusta pian!